PELESTARIAN NILAI INFORMASI

PELESTARIAN NILAI INFORMASI

A.  Pelestarian Informasi

Dua hal penting dalam pelestarian meliputi:

a.       Pelestarian bentuk fisik dokumen yang diselengggarakan dengan pengurangan tingkat keasaman, pembuatan laminasi, enkapsulasi dan restorasi dokumen.

b.      Pelestarian nilai informasi dokumen dengan alih bentuk.

Pengalihan bentuk dokumen yang pertamanya kertas menjadi bentuk mikro, video disc kedua cara ini telah diuji kehandalannya pada The Library Of Congress.

B.  Bentuk Mikro

Alih bentuk dokumen menjadi bentuk mikro / ukuran kecil.

Bentuk mikro dapat berupa:

1.      Gulungan microfilm.

2.      Mikrofis.

3.      Aperture card (70mm).

4.      Ultrafis.

5.      Mikro-opaque.

Mikro film / Mikrofotografi ialah istilah umum untuk berbagai bentuk mikro yang dituangkan dalam film. Film yang digunakan itu ada dalam berbagai ukuran, misalnya ada yang 8 mm, 16 mm, 35 mm, 70 mm dan yang lazim digunakan untuk membuat mikrofilm ialah film yang berukuran 35 mm, untuk menyimpan surat kabar. Penggunaan mikrofilm menjadi meningkat secara luar biasa karena ada pengakuan bahwa sebagian besar buku, majalah, dan surat kabar memiliki kualitas kertas dan kualitas cetak yang buruk. Teknik mikrofilm telah digunakan selama hampir tujuh puluh tahun. Selama itu pula penggunaannya memberikan suatu metode yang sangat baik untuk merekam gambar/foto bahan pustaka. Salah satu keunggulan utama dari teknik mikrofilm adalah banyak informasi yang dapat disimpan dalam ruang kecil.^[1]

Salah satu tujuan paling utama dalam perekaman mikrofilm adalah untuk melesarikan dokumen langka, menjaganya dari kerugian dan kehancuran, dan karena kualitas fisik dokumen yang menurun. Prinsip-prinsip mikrofilm sudah dikenal sejak lebih dari 150 tahun. Akan tetapi, penggunaan mikrofilm baru menjadi metode yang sangat populer setelah Perang Dunia II. Hal ini terkait dengan teknik untuk mereproduksi halaman yang dicetak. Untuk kasus dokumen-dokumen berharga, salinannya bisa disimpan di tempat yang aman dan terpisah. Tindakan ini dimaksudkan untuk mencegah kehilangan dokumen apabila terjadi kebakaran, bencana alam, dan sebagainya. Menurut perkiraan ilmiah, salinan negatif yang disimpan dengan seksama bisa bertahan hingga 500 tahun lamanya.

Keberadaan mikrofilm di perpustakaan:
a. Mikrofilm sebagai suplemen, dimana pengguna mencari bahan atau dokumen yang mereka perlukan melalui mikrofilm namun di perpustakaan tersebut juga terdapat bahan aslinya.
b. Mikrofilm sebagai komplemen, apabila di perpustakaan itu tidak ada bahan aslinya, jadi informasi tersebut hanya ada di mikrofilm saja.

Alasan penggunaan mikrofilm di perpustakaan:

1.    Melestarikan koleksi yang mempunyai nilai sejarah.

2.    Menyelamatkan koleksi yang sudah aus.

3.    Melengkapi koleksi yang tidak tersedia dalam bentuk cetak dan koleksi yang langka.

4.    Mempermudah dalam menggunakan bahan-bahan yang asalnya bertumpuk.

5.    Menghemat uang dalam pengiriman.

6.    Mengurangi kerusakan.

7.    Menggantikan interlibrary loan.

C.  Kelebihan dalam bentuk mikro:

1.      Penghematan ruang

2.      Keamanan

3.      Mudah diproduksi

4.      Mudah Diakses

5.      Tidak menyimpang dari bentuk asli

6.      Ekonomis

7. Memperlancar penyebarluasan dokumen.
8. Untuk memperkecil penjilidan.
9. Memungkinkan penyimpanan semua dokumen yang terdaftar dalam file komputer.
10. Untuk mengurangi ongkos pengiriman dokumen.

D.  Kelemahan Bentuk Mikro:

1.      Pemakaian harus menggunakan  alat khusus.

2.      Peralatan mahal.

3. Sulit untuk diperbaharui atau menyisipkan revisi dokumen.
4. Tidak ekonomis untuk mendistribusikan dokumen sendiri.
5. Diperlukan wadah khusus untuk penyimpanan.
6. Menimbulkan masalah dalam interfiling dokumen yang berkaitan dengan filming yang bermutu.
7. Penggunaan informasi oleh pengguna akan mengakibatkan ketegangan mata dan kelelahan fisik.
8. Mikrofilm memerlukan perawatan khusus dan tenaga ahli dalam proses pembuatannya.

E.  Pembuatan microfilm

Pembuatan microfilm pada dasarnya seperti pengambilan gambar dengan sebuah kamera. Hal tersbut namun tidak dibuat hardcopinya hanya fimnya saja.

Beberapa pertimbangan penyebab dibuatnya microfilm:

1.      Bahan sudah rusak, sehingga tak perlu disimpan lagi.

2.      Bahan masih baru, tetapi nilai fisiknya tidak penting untuk penghematan ruangan.

3.      Bahan sangat penting, kalau dipinjamkan dikhawatirkan rusak.

Tekhnik

Pemikrofilman dasarnya adalah sama dengan proses fotokopi. Proses pemikrofilman memungkinkan menyimpan dokumen dalam ruang kecil. Film yang digunakan terbuat dari selulosa asetat.

Selulosa asetat adalah suatu senyawa kimia buatan yang digunakan dalam film fotografi. Secara kimia, selulosa asetat adalah ester dari asam asetat dan selulosa. Senyawa ini pertama kali dibuat pada tahun 1865. Selain pada film fotografi, senyawa ini juga digunakan sebagai komponen dalam bahan perekat, serta sebagai serat sintetik.

Film fotografi yang terbuat dari asam asetat pertama kali diperkenalkan pada 1934, menggantikan selulosa nitrat yang sebelumnya menjadi standar. Kelemahan film selulosa nitrat adalah senyawa tersebut tidak stabil dan mudah sekali terbakar. Bila terjadi kontak dengan oksigen, film selulosa asetat menjadi rusak dan tidak dapat digunakan lagi, serta melepaskan asam asetat. Fenomena ini disebut "sindrom cuka", karena asam asetat merupakan bahan utama dalam cuka. Sejak dekade 1980-an, film dari poliester (sering juga disebut dengan nama dagang dari Kodak Estar) mulai menggantikan film dari selulosa asetat, terutama untuk tujuan pengarsipan. Sebelum munculnya poliester, film selulosa asetat juga dipakai pada pita magnetik. Sekarang selulosa asetat masih digunakan dalam beberapa hal, misalnya negatif dari gambar bergerak

Menurut Biro Standar AS di Washington, D. C., mikrofilm yang terbuat dari selulosa asetat bisa bertahan lama, sama seperti bila menggunakan kertas dengan kualitas terbaik. Lebar dari film ini ada dua jenis, yaitu 16mm dan 35mm. Lebar 16mm digunakan untuk dokumen biasa seperti cek bank, surat resmi, dan kartu. Sementara lebar 35mm digunakan untuk buku dan dokumen besar.

Satu gulung mikrofilm dimasukkan ke dalam kamera, sementara dokumen yang akan diambil diletakkan dalam fokus. Pada saat gulungan membuka, satu seksi kecil film dipasang dalam posisi berhadapan dengan lensa kamera. Penyinaran dilakukan. Lalu bagian kecil film itu digulung menjauhi lensa, dan bagian baru mengambil tempatnya, dan dokumen lain dibawa ke depan untuk dipotret.^[2]

Seluruh gulungan film akan disinari, setelah itu baru gulungan dipindahkan dari kamera (rotory camera dan planetary camera) dan dicuci. Apabila film dicuci, bentuknya merupakan negatif. Artinya, apa yang gelap pada aslinya menjadi terang di negatif, berlaku pula kebalikannya. Pada umumnya, film yang telah dicuci dibiarkan dalam bentuk negatif. Film digulung pada kumparan dan dimasukkan ke dalam peti karton. Apabila satu rol film berisi hal yang tidak berkaitan, film itu kadang-kadang dipotong dan disimpan sesuai dengan kategorinya.

Gambar-gambar yang sudah jadi terlalu kecil untuk dibaca dengan mata telanjang, harus ada alat bantu untuk menunjangnya. Maka digunakanlah sebuah proyektor khusus yang disebut dengan pembaca film. Proyektor ini berguna untuk memperbesar objek film sehingga enak untuk dibaca. Mikrofilm dapat pula dicetak. Dari cetak negatif yang diperoleh setelah film dicuci, kita dapat memperoleh cetak film positif. Ukuran yang dihasilkan bisa beragam sesuai dengan kebutuhan.

F.   Sejarah Mikrofilm

Tokoh-Tokoh Sejarah Mikrofilm

·         John Benjamin Dancer

J. B. Dancer adalah seorang ilmuwan Inggris yang pertama kali membuat mikrofotograf dan membuat proses pemikrofilman. Ia dijuluki The Father of Microphotography – bapak mikrofotografi. Ia lahir di London pada tahun 1812, anak dari Josiah Dancer yang juga adalah pembuat alat-alat optik, filosofis, dan pelayaran. ^[3] Pada usia dini ia magang dalam bisnis ayahnya dan baru mengambil alih bisnis tersebut di tahun 1835. Pada usia muda, Dancer telah memperoleh seni mikroskop dan jenis-jenis lensa. Selama hidupnya ia berkontribusi besar terhadap mikroskopi, fotografi, dan ilmu pengetahuan.

·         René Prudent Patrice Dagron

René P. P. Dagron Lahir di Beauvoir, 97 mil ke arah barat daya dari kota Paris. Dagron tumbuh di Perancis pedesaan, kemudian pada usia dini ia berangkat ke kota Paris dan menjadi belajar sebagai mahasiswa fisika dan kimia. Dalam kehidupannya sebagai mahasiswa, Dagron lebih tertarik pada pengungkapan Gaguerre atas penyempurnaan Daguerre terhadap metode ilmu terapan fotografi yang dinamainya Daguerrotype. Dagron kemudian akan memainkan peranan penting bagi Paris dalam menyediakan berita dari dunia luar ketika tentara Prusia mengepung Paris.

ü  Sejarah Awal

Pada tahun 1870-1871, bangsa Prusia dan sekutunya bangsa Jerman mengepung Paris sehingga penduduk tidak dapat menerima atau pun mengirim pesan melalui cara dan saluran yang biasa. Namun tidak sampai pertengahan bulan Februari 1871, bangsa Prusia melonggarkan kontrolnya terhadap portal layanan pengiriman pesan. Akan tetapi, René Dagron memiliki ide untuk mempertahankan arus berita tetap masuk dan keluar. Ia menggambarkan gagasan memotret pesan pada selembar film yang kecil. Film ini kemudian dicuci dan diterbangkan di atas garis pertempuran musuh dengan menggunakan merpati pos. Di tempat yang dituju, gambar-gambar yang sangat kecil tersebut diproyeksikan di atas tembok atau permukaan lain sehingga pesan bisa dilihat. Atau penerima pesan akan membacanya dengan kaca pembesar. Dagron menunjukkan penggunaan praktis dari mikrofilm untuk burung merpati membawa pesan keluar dan masuk Paris.

Merpati pos yang dipakai selama Paris dikepung telah mengirim ribuan pesan masuk ke dan keluar dari Paris. Awalnya, pesan ditulis dengan tangan dengan huruf sangat kecil di atas kertas yang sangat tipis, tapi Charles Barreswil, seorang ahli kimia dari Tours, mengusulkan penerapan metode cetakan foto dengan ukuran yang dikurangi menjadi sangat kecil dan bisa didapat dalam jumlah salinan yang tidak terbatas. Cetakan pada kertas foto bervariasi dalam ukuran, tidak melebihi 40mm agar cukup dibawa burung merpati. Petugas yang ditugasi secara langsung dengan layanan merpati pos ini adalah De Lafollye, seorang fotografi amatir. Ia dibantu oleh Gabriel Blaise, seorang fotografer profesional dari Tours. Layanan merpati posnya berkembang dan De Lafollye sangat bangga dengan keberhasilannya.

The Ten Commandments dalam bentuk mikrofilm. Salah satu hasil mikrofotografi oleh Dancer

Pada tahun 1867, di Paris, René Dagron telah mempublikasikan dan menunjukkan standar yang luar biasa di bidang mikrofotografi yang telah diuraikannya dalam "Traite de Photographie Microscopique". Dia mengusulkan agar proses tersebut diaplikasikan dalam layanan merpati pos. Akhirnya, Dagron dan rekan-rekannya bekerja pada De Lafollye dengan menggunakan teknik Dagron yang unggul. Ia telah berusaha memperbanyak halaman Moniteur dalam ukuran sangat kecil. Dagron mulai bekerja pada dengan peralatan-peralatan laboratorium yang memadai. Setelah itu, ia berhasil membuat mikrofilm untuk semua kiriman. Beratnya 0,05 gm dan seekor merpati dapat membawa sampai 20 kiriman.

Pengenalan Dagron kepada masyarakat mengenai mikrofilm ini mengatasi masalah yang mungkin muncul ketika mengirimkan pesan melalui burung merpati yang kecil. Ketika mencapai tempat tujuan, mikrofilm tersebut dibongkar dengan hati-hati dan ditempatkan di antara dua lembaran tipis dari kaca. Foto-foto itu kemudian diproyeksikan oleh sebuah lentera ke sebuah layar. Di layar ini pesan bisa dibaca dan ditulis dengan mudah oleh tim juru tulis. Orang-orang yang terlibat dalam proses dan layanan merpati pos ini telah melakukan perannya yang berhara kepada Perancis, termasuk para peternak merpati. Total semua pesan yang ditangani, termasuk salinan, telah mencapai hampir 150.000 pesan dan mungkin satu juta surat-surat pribadi. ^[4]

ü  Sejarah Perkembangan

Sampai tahun 1920-an, mikrofilm masih diperlakukan sebagai sesuatu yang baru. Tapi mikrofilm berasal lebih awal daripada itu. John Benjamin Dancer bereksperimen dengan pembuatan teks mikroproduksi di awal tahun 1839. Pada tahun 1853, Dancer berhasil menjual mikrofotografi sebagai sebuah slide yang dilihat dengan mikroskop. Teknik Dancer ini kemudian dimanfaatkan oleh René Dagron. Ia yang pertama mematenkan mikrofilm pada tahun 1859. Ia juga memulai perusahaan mikrofilm komersial yang pertama. Dagron memproduksi dan menjual asesori mikrofotografi.

Ketika bangsa Prusia dan sekutunya mengepung Paris, bangsa Prusia menjaga portal layanan pengiriman pesan. Hal ini menyulitkan masyarakat Paris untuk mengirim serta memperoleh berita dari dan ke luar Paris. Dagron kemudian menunjukkan penggunaan praktis dari mikrofilm untuk burung merpati membawa pesan keluar dan masuk Paris.

Penerapan pertama dari mikrofilm komersial dikembangkan oleh George McCarthy. Ia mengeluarkan paten untuk mesin Checkographnya tahun 1925. Mesin terseut digunakan untul membuat salinan film permanen dari semua catatan bank. Tahun 1928, Eastman Kodak membeli penemuan McCarthy dan mulai memasarkannya di bawah Kodak Recordak Division. Kemudian pada tahun 1935, Recordak mengembangkan dan mulai menerbitkan ]]The New York Times]] dalam bentuk mikrofilm. Masa depan mikrofilm tidak hanya akan berkembang dalam waktu pendek, namun juga ada kemungkinan perkembangan jangka panjang.

·         1908 -> Digunakan untuk memfoto dokumen oleh Amandus Johnson dan Royal Archives of Stockholm.

·         1930 -> Keyes Metcalf mengirimkan  surat kabar yang robek-robek ke Perusahaan Recordak untuk dibuatkan mikrofilmnya menggunakan fil ukuran 35mm.

·         1934 -> Perpustakaan Umum New York menyediakan ruang baca microfilm, dan mulai dengan pembuatan eksperimen kamera dari kayu “recordak” model A dan B.

·         David C. Weber berhasil menemukan system pembuatan mikro film.

·         1935 -> Fran L. Polk adanya bagian layanan mikrofil pada perpustakaan umum New York Public Library.

·         1939 -> Tekhnologi fotografi  mikro berhasil diciptakan oleh John Benyamin Dancer.

·         1870 -> Foto mikro digunakan untuk kegiatan militer sperti pada perang Franco-Prusian.

Penggunaan

§  Perdagangan dan Industri

Sampai sejauh ini, mikrofilm yang paling banyak penggunaannya di bidang perdagangan dan industri. Bank membuat mikrofilm cek dan rekening koran bank. Pihak bank dan nasabah merasa terlindungi dari penipuan dan kehilangan dokumen-dokumen yang ada. Perusahaan-perusahaan membuat mikrofilm dokumen korespondensi seta catatan piutang. Pada kenyataannya, ada perusahaan yang tetap menggunakan dokumen asli sementara negatifnya disimpan di dalam peti dan di tempat yang aman. Di pihak lain, ada pula perusahaan yang memusnahkan dokumen asli. Cetak film positif yang digunakan, cetak negatifnya disimpan sebagai arsip.

§  Pemerintahan

Kantor-kantor pemerintah federal di Amerika Serikat dan Kanada memikrofilmkan dokumen-dokumen mereka. Hal yang sama dilakukan pula di negara-neara bagiannya. Dokumen-dokumen lama direkam pada mikrofilm, sedangkan yang asli dimusnahkan. Dengan begitu, dokumen yang masih tercetak di atas kertas dan bertumpuk bertahun lamanya tidak lagi memakan tempat, penggunaan ruangan menjadi lebih bebas.

§  Penerbitan

Penelitian gambar pada majalah dan penerbitan lain dipermudah dengan pertolongan mikrofilm. Dahulu, perpustakaan menaruh perhatian pada pengelompokan jenis bahan bacaan. Mereka juga menginginkan agar dokumen surat kabarnya bisa disimpan dan dipertahankan. Hal ini menjadi cukup sulit mengingat surat kabar yang dicetak menggunakan kertas sulfit dan bubur kayu yang rapuh. Setelah perkembangan mikrofilm, penerbitan surat kabar maupun majalah memikrofilmkan setiap terbitannya, kemudian menjual cetak film positif kepada perpustakaan setempat, penerbitan lain, dan perkumpulan sejarah.

§  Perpustakaan

Setiap perpustakaan memiliki sejumlah dokumen, buku, atau naskah langka yang disimpan dan dapat digunakan oleh masyarakat umum. Setiap dokumen langka tersebut menjadi aset tersendiri bagi perpustakaan sehingga pihak perpustakaan akan menjaganya sebaik mungkin. Dahulu, hanya beberapa orang dan hanya orang-orang tertentu yang memiliki akses untuk menggunakan dokumen langka tersebut. Kemudian, teknik mikrofilm membuat semua orang kini dapat menggunakannya.Selain itu, dengan menggunakan salinan mikrofilm, perpustakaan dapat mencegah dokumen asli yang rapuh tidak rusak melalui cara ini.

Cara Penyimpanan Microfilm

Mikrofilm memiliki daya tahan cukup lama yakni sampai dengan 100 tahun apabila disimpan dalam suatu ruangan dengan suhu yang baik. Waktu menyimpan sebaiknya dijaga agar supaya tidak terkena sinar matahari secara langsung, tidak terlalu lembab, serta temperatur yang cocok yakni antara 60-70° F dengan kelembaban 40-50 %.

Bahan film mengandung elektronistatis yang membuatnya mudah menarik debu. Sedangkan bahan poliester dalam merawatnya menggunakan kain pembersih antistatik yang bebas dari sulfur sehingga tidak merusak lapisan.

 CD-ROM (Compact Disc - Read Only Memory)

CD-ROM adalah dics yang terbuat dari plastik, berkilau dengan warna pelangi bergaris tengah 4, 72 inci atau sekitar 12 cm, tebalnya kurang dari 2,5 mm. memiliki satu lubang ditengah-tengah dengan ukuran 1,2 mm dan berkapasitas menyimpan data lebih dari 500 megabyte, CD ROM merupakan perkembangan dari Compact Music Disc ( CMD ).

Media Penyimpanan Optik Sangat Diminati karena beberapa hal, seperti:

1.        Merupakan sarana penyimpanan berkapasitas tinggi.

2.        Tidak Mahal

3.        Tahan lama

4.        Tahan gangguan elektromagnetis.

5.        Portable.

6.        Mudah dihubungkan dengan portable.

Pemakai Jasa Informasi CD-ROM

1.        Para Profesional

2.        Para Ilmuwan

3.        Perorangan

Beberapa keunggulan CD-ROM

1.        Memiliki daya tamping yang besar.

2.        Memudahkan penelusuran literature.

3.        Memudahkan pembuatan catalog.

4.        Tidak akan menggeser kedudukan pustakawan.

5.        Membantu pustakawan.

6.        Mempercepat penerbitan